Artikelen

Notulen ledenvergadering PC en LR Raalte 23-03-2012

Aanwezig:
Kim Zieleman, Lia Bruins, Carolien van Dam, Christa van Dartel, Kim van Dartel, Jeanet Hakvoort, Gabrielle ten Have, Nina Hofmeijer, Miranda Schipper, Hennie Vree, Geraldine van Wegberg, Fabrice Eisink, Chantal Baas, Marleen van der Stouwe, Magda Meijer, Monique Kruiper, Bjorn Overgoor, Eddy Witteveen, Everdien Dijkslag, Joyce Reimert, Henk Meerhof, Tjarda Schep, Bep Koekoek, Wim Blankenvoorde, Lyanne List, Hans Eisink, Leony Mars (notulist)

Afwezig met kennisgeving:
Berend Dijsselhof, Ilse Dijsselhof, Betsie Nieuwenhuis, Renate Smit, Krista van der Wal, Nicky van der Wal, Cathelijn Ahrendt, Marion Plagge, Ellen Wijnhout, Ellen Haarman, Mirjam Vastenholt, Lisa Horenberg, Anita Kappert, Wendelien Jalink, Aniek Rutgers, Ingrid Holterman, Agnes ten Hove, Ben Besten

Bep Koekkoek heet iedereen van harte welkom.

• We hebben als bestuur een brief ontvangen van de familie van Dartel en de familie Dijsselhof, waarin zij hun zorg uitspreken over de springwedstrijden.
• Agens ten Hove heeft aangegeven dat ze wil helpen bij de organisatie van  activiteiten van onze vereniging

3. Verslag ledenvergadering 2011
Geen op- of aanmerkingen, bij deze is het verslag van 2011 goedgekeurd en vastgesteld.

4. Jaarverslag
De nieuwsbrieven die Bep Koekkoek door het jaar heen maakt en verspreidt vormen het jaarverslag. Hierop zijn geen op- of aanmerkingen.

5. Sponsoring en donateurs 2012
Dit punt komt later in dit verslag terug

6. Controle kascommissie
Kim van Dartel en Lia Bruins hebben de kascontrole uitgevoerd. Zij hebben geen op- of aanmerkingen. Kim van Dartel is aftredend en Gabrielle ten Have neemt haar taak over. Kim wordt bedankt voor haar inzet.

• Lyanne List deelt een overzicht uit met daarop de inkomsten en uitgaven van afgelopen jaar. Wat opvalt is dat de kosten voor instructie fors hoger uitvallen dan voorgaande jaren. Reden daarvan is dat we in 2011 voor het eerst de kosten voor de instructie van de ponyclub voor onze rekening hebben gekregen. Daarnaast zijn de lessen bij de pony’s met twee lessen en bij de paarden met één les uitgebreid.
• Hans Eisink en Lyanne List geven een presentatie over de financiële toekomst van de vereniging. De presentatie is als bijlage bij dit verslag gevoegd.
• Naar aanleiding van de presentatie wordt gevraagd hoe de sponsoring van de stichting precies is opgebouwd, dit wordt nagekeken. In de volgende nieuwsbrief wordt hierop antwoord gegeven.
• De springlessen die Gerrit Meulink aan de pony’s geeft zijn per uur  duurder dan de lessen van Aniek Spronk, Jannie Jonkman en Huub van Wegberg. Er wordt gediscussieerd over hoeveel het scheelt als er een goedkopere instructeur gezocht wordt en of dit wenselijk is. Het exacte bedrag wordt nagekeken en alsnog opgenomen in dit verslag.
• In vergelijk met de andere instructeurs is Gerrit Meulink € 540,- per jaar duurder.
• Omdat de instructeur erg goed bevalt bij zowel kinderen als ouders en rust en kwaliteit zwaar wegen gaan we in eerste instantie uit voor behoud van de instructeur. Daarnaast rijst de vraag is of we in de toekomst bij vervanging van een van de andere instructeurs niet ook een hoger bedrag kwijt zijn aan instructie voor de andere lessen.
• Het bestuur heeft een aantal scenario’s op papier gezet die er toe moeten leiden dat de vereniging ook in de toekomst financieel gezond blijft. De scenario’s worden bijgesteld na brainstormen met de aanwezige leden. Tijdens de vergadering wordt gestemd welk scenario de voorkeur van de leden heeft. In de vergadering wordt ook afgesproken dat afgemelde leden mogen stemmen via de mail. Leden die zich niet hebben afgemeld en niet aanwezig zijn hebben hun  stemrecht verspeeld. Bij punt 8 worden de onderwerpen waarop gestemd is toegelicht.

 
8. Contributie 2012
8a. Voorstellen wijzigingen contributie en acties
STEMMING:
Met de aanwezige leden zijn tijdens de vergadering 4 opties opgesteld waaruit gekozen kan worden, deze opties zorgen ervoor dat de vereniging ook in de toekomst financieel gezond blijft. (De inzet van leden via de medewerkerslijst voor concoursen valt buiten deze opties.)

1. contributieverhoging van € 60,- en 1 actie*
2. contributieverhoging van € 25,- en 2 acties*
3. contributieverhoging van € 15,- en 3 acties*
4. contributieverhoging van € 25,- per jaar en dat voor 3 achtereenvolgende jaren, daarnaast €8.000.- aan sponsoring ophalen en 1 actie*

*Een actie kan bestaan uit de volgende activiteiten:

• Gezamenlijk 1 dag werken (bijv. via AB Oost)
• 1 keer per week een oefenparcours organiseren
• PC en LR gaan samen een dag de deuren langs om iets te verkopen
• Scouting Raalte ondersteunen met Sinterklaas en Zwarte Piet verhuur
• Lekkere dingen verkopen op concoursen
• Sponsors zoeken
• Een actie kan afgekocht worden a €50.- per actie
• Etc. goede ideeën zijn welkom!

Voor de acties/ sponsoring wordt een sponsorcommissie in het leven geroepen, deze commissie coördineert de acties en zorgt voor een juiste uitvoering ervan. Hans Eisink, Henk Meerhof en Freddy Kappert vormen deze commissie. Goede ideeën kunnen bij hen worden ingebracht. We zullen via een Excel bestand de acties onder de aandacht brengen van de leden, men kan dan inschrijven op de actie waar men aan mee wil werken. De commissie zal dan 1 of 2 mensen vragen de uitvoering van de actie vorm te geven.
 
Tijdens de vergadering heeft de stemming voor de boven genoemde opties het volgende opgeleverd: (er waren in totaal 31 stemmen te vergeven)
Optie: voor tegen Blanco
1          1     29      1
2         25      6      -
3           2    29      -
4           6    25      -

Leden die met kennisgeving afwezig waren hebben alsnog de mogelijkheid om via de mail hun stem uit te brengen, deze uitslag zal nog volgen.

8b. Automatische incasso jaarlijkse KNHS contributie en overige rekeningen (stemmen)
Voorstel vanuit het bestuur is om de contributie in twee delen te innen per automatische incasso. Tot op heden gebeurde dit door het volledige bedrag een keer in rekening te brengen. Vanaf nu wordt op 1 mei en op
1 november per incasso geïnd. Een maand van te voren krijgt iedereen hier per mail bericht van. Ook de overige de kosten die aan de leden doorberekend worden, zoals het lidmaatschap van de KNHS worden per automatische incasso geïnd. Dit gebeurd aan het begin van het jaar, jan/febr.
Kim Zieleman geeft aan dat de bank kosten in rekening brengt voor automatische incasso. De penningmeester informeert bij de bank wat de kosten zijn. Als het bestuur vindt dat het een acceptabel bedrag is wordt het ingevoerd. Het scheelt de penningmeester nl. erg veel werk. Verder gaat iedereen akkoord met deze wijziging.

9. Bestuur 

• Bep Koekkoek, herkiesbaar en met instemming van de vergadering herbenoemd.
• Lyanne List heeft aangegeven dat zij door privé omstandigheden haar taak als penningmeester wil afbouwen. Hiervoor is dus een vacature.
• Bjorn Overgoor ondersteunt de penningmeester door de kas en alle financiële zaken rondom de wedstrijden te regelen.
• Brigit Meerhof wil wel toetreden tot het bestuur. De vergadering stemt hiermee in.
• Tjarda Schep, niet herkiesbaar en afgetreden. Zij wordt hartelijk bedankt voor haar inzet van de afgelopen jaren en ontvangt een bloemetje. We zullen haar als bestuur nog op een etentje trakteren. Tjarda blijft wel actief in de concourscommissie als organisator van de dressuurwedstrijden voor de paarden.

 
 Activiteiten 2012-2013

• Medewerkerlijst:
  Voor alle wedstrijden geldt: zoek zelf voor vervanging als je een keer niet kan helpen en leg dit niet terug bij Lisa. Zij is er al druk genoeg mee! De ledenlijst staat op de website.
• We willen subtop wedstrijden dressuur gaan organiseren. Dit gaat in samenwerking met de KNHS. Dinsdag 27 maart komt de KNHS kijken of onze accommodatie geschikt is voor deze wedstrijden. De KNHS regelt bijna de hele organisatie. Wij hebben er dus als vereniging minder werk mee. Hennie Vree geeft aan dat we na moeten vragen wat de jury’s kosten, deze kosten zouden nog wel eens hoger kunnen zijn.
• Zaterdag 15 september vinden de clubkampioenschappen plaats, met aansluitend een feestavond voor alle leden, vrijwilligers en de Stichting.
• Buitenconcours 5 en 6 mei, de medewerkerlijst volgt binnenkort.
• Indoorseizoen voor 2012-2013 is besproken, naar aanleiding van de vergadering is het volgende vastgesteld:
  
• 2 dressuurwedstrijden paarden (17/ 18 nov en 9/10 mrt)
• 3 springwedstrijden paarden (27/ 28 okt en 15/ 16 dec)*
• 1 dressuurwedstrijd pony’s (12/ 13 januari)
• 1 springwedstrijd pony’s (16/ 17 februari)
• Subtop, nog nader vast te stellen data
  
• Kim en Christa van Dartel en Ilse Dijsselhof bieden aan om vanaf heden de springwedstrijden te organiseren! Zij zijn alle drie springruiters en weten dus hoe het er op andere wedstrijden aan toe gaat. Ze willen zich inzetten om de springwedstrijden in Raalte weer tot een succes te maken. Hiervoor moeten zij nog wel de nodige kennis opdoen met het concoursprogramma.

* De datum van de derde springwedstrijd wordt nog vastgesteld in overleg met Kim, Christa en Ilse, 14 april moeten we de uiteindelijke data doorgeven voor de vergadering met de overige manegehouders binnen de kring die op 16 april plaatsvindt.

10.  Aanpassen algemeen reglement 2010
- Naam in tekst aanpassen naar PC en LR Raalte
- Artikel 4j: ondersteuning stichting eruit halen
- Artikel 9: aanpassen met nieuwe afspraken

11.  Overleg met andere verenigingen in de buurt
Er is een overleg geweest met een aantal verenigingen uit de buurt: LR IJsseloevers, LR Gunneruiters, PC de Berkenruiters, PC en LR Wijhe en PSV Lierderruiters. Er is gesproken over een samenwerking op zowel organisatorisch als bestuurlijk gebied. LR IJsseloevers komt bijvoorbeeld meedraaien op ons buitenconcours om hier ervaring op te doen. De KNHS begeleidt het geheel. Voor de samenwerking op bestuurlijk gebied moet eerst uitgezocht worden wat wel en niet wenselijk is, dit in verband met belangenverstrengeling.

12.  Rondvraag
Bep Koekkoek: Is de vrijdag een geschikte dag om een ledenvergadering te organiseren? De meeste mensen zijn voor deze dag, dus het blijft op de vrijdag.

Eric Kruiper: Tijdens de wedstrijden mest weghalen uit de rijhallen is soms erg gevaarlijk. Kan de KNHS geen regels opstellen omtrent de veiligheid? Voorstel is om een brief naar de KNHS te sturen hierover.

Eric Kruiper: parcourshulpen hebben de laatste wedstrijden oranje hesjes gedragen, dit is niet wenselijk. Afgesproken is dat dit niet meer gebeurt. En in verband met de veiligheid worden er geen kinderen ingedeeld als parcourshulp.

Eddy Witteveen: Er zijn nog steeds leden bij de ponyclub die zich niet afmelden voor de les. De afspraak ligt er dat men zich wel moet afmelden, Hans pakt dit op.

Eddy Witteveen: zaterdagles bij de pony’s wordt nu erg vol. Deze les is bedoelt voor de beginners, dus de gevorderden  niet meer laten komen?
Hans Eisink pakt dit op.
Moet er bij de paarden ook afgemeld worden voor de les als je een keer niet kan? Geraldine zal dit navragen bij Huub. Afspraak is nu dat dit alleen hoeft als je een aantal weken achter elkaar verhinderd bent. Hierover wordt in de volgende nieuwsbrief antwoord gegeven.

Bij de rijvereniging is er geen vervangende instructie tijdens de vakanties. Afgesproken wordt om dit ook voor de pony’s af te spreken, dus tijdens de bouwvakvakantie in de zomer en tijdens de kerstvakantie zijn er geen lessen.

Bjorn Overgoor: Hou de contacten met de stichting goed, zij hebben ons nodig en wij hen.
Vanuit het bestuur is er ook zeker de intentie om de contacten goed te onderhouden.

13 Sluiting